GUIDA ALLA GESTIONE DEL PERSONALE

Il personale nella PMI

Se prima era solo una questione che gravava sulle grandi imprese, soprattutto multinazionali, ormai l'Impresa di dimensioni minori si è resa conto che una miglior Gestione delle Risorse Umane rappresenta un vantaggio competitivo notevole e una chiave per il successo aziendale. Infatti, una corretta pianificazione del Personale, come la pianificazione di qualsiasi altro fattore produttivo, si traduce in un vantaggio in termini di costi. Il raggiungimento di questo fine, determinante a volte per la sopravvivenza dell'azienda, implica una conoscenza di tutte le problematiche legate alla legislazione del lavoro ed alla sua continua evoluzione.
Una fonte importante di riduzione dei costi fissi sul personale, è data, ad esempio, dalle numerose agevolazioni, sia in normativa europea che in quella nazionale, alle imprese orientate alla creazione di nuovi posti di lavoro. La fondamentale importanza assunta da questo fattore della produzione si lega, quindi, anche e soprattutto nel non incorrere in comportamenti che trascurino i diritti economici acquisiti nei confronti del Fisco o degli Enti previdenziali. Il Nostro obiettivo si concretizza nel dare alla azienda informazioni approfondite in tutta la normativa relativa alla Gestione del Personale, valore aggiunto non più trascurabile.
La Registrazione dell'azienda per assumere dipendenti
L'inizio di attività con dipendenti implica una obbligatoria iscrizione a due Enti: INAIL per tutte le aziende soggette alle norme per la prevenzione degli infortuni; INPS per tutte le aziende che si avvalgono dell'opera di un dipendente.
La registrazione presso l'INAIL deve avvenire sia se inizia un'attività o inizia un rapporto di lavoro dipendente. Nel primo caso l'iscrizione riguarda i soci che prestano la loro opera senza essere dipendenti. Nel secondo caso invece, è necessario sapere che l'INAIL richiede registrazioni differenziate alle diverse qualifiche presenti; questo per garantire rischi assicurativi propri ad ogni qualifica. Per inoltrare la registrazione va fatta un comunicazione su uno speciale modello ottico rilasciato presso le sedi INAIL. Una volta attribuita una posizione assicurativa, l'INAIL richiede il primo versamento in acconto per il periodo che va dall'inizio dei lavori al 31/12 dello stesso anno. Annualmente poi, si rende obbligatoria una denuncia di autoliquidazione dove viene regolarizzato il premio dovuto, calcolato in base alle retribuzioni corrisposte nell'anno e applicando il tasso relativo.  La domanda di iscrizione all'INPS deve essere inoltrata alle sede INPS entro il 16 del mese successivo a quello di insorgenza dell'obbligo contributivo. L'Ente al ricevimento della domanda provvede all'assegnazione di un numero di matricola utile per la dichiarazione mensile dei calcoli retributivi e contributivi corrisposti. La domanda di iscrizione all'INPS deve essere

Documenti obbligatori
La legge stabilisce l'uso in azienda di alcuni libri per chi ha un rapporto di lavoro dipendente. Questi libri prima del loro utilizzo devono essere numerati, vidimati dall'INAIL e conservati per almeno dieci anni dall'ultima registrazione.
I libri sono:
Libro matricola
Libro paga
Libro presenze
Registro infortuni
La legge stabilisce che i libri paga possono essere gestiti manualmente o tramite l'utilizzo di supporti elettronici e magnetici. In quest'ultimo caso l'utilizzo è subordinato alla autorizzazione INAIL. Particolare cura è richiesta nella gestione dei libri suddetti. In virtù di ciò l'autorità impone la scrittura con inchiostro indelebile e soprattutto di evitare il lascito di spazio bianco o cancellature (eventuali correzioni devono essere fatte in modo che quella da sostituire sia comunque leggibile).
ATTENZIONE: l'INAIL e stata oggetto di una legge di riforma che ha notevolmente mutato alcuni dei suoi istituti principali e iter burocratici.
L'Assunzione o Contratto a Tempo
Per contratto si intende l'accordo con il quale si obbliga a prestare la propria opera a vantaggio del datore di lavoro in cambio di una determinata retribuzione. L'oggetto del contratto è qualsiasi attività intellettuale o manuale purché lecita.
La stesura del contratto individuale o lettera d'assunzione deve essere composto da una serie di elementi previsti dai contratti collettivi o dalla legge. Deve essere presente innanzitutto la data di inizio del rapporto, il luogo di lavoro, la categoria, il livello, la retribuzione, il numero di iscrizione sul libro matricola e la durata del periodo di prova eventualmente richiesto. Entro 30 giorni la lettera deve essere consegnata al dipendente. Una volta stipulato il contratto, bisogna adempiere a determinati obblighi verso l'Ufficio del Lavoro e della Massima Occupazione, pena il cadere in pesanti sanzioni.
La Sospensione del Rapporto di Lavoro
Secondo i principi generali in tema di obbligazioni, l'impossibilità sopravvenuta della prestazione può comportare l'automatica estinzione del rapporto di lavoro nel caso di impossibilità totale o di tempo tanto prolungato da far venire meno l'interesse del creditore all'adempimento. E' anche vero che il diritto del lavoro prevede ampie deroghe al regime di impossibilità sopravvenuta della prestazione tanto da demandare la disciplina legale o contrattuale a prevedere casi in cui sia garantita una sospensione dal lavoro sia alla persona che all'attività. Per il lavoratore il legislatore a previsto la tutela della persona del lavoratore non imponendo immediatamente l'estinzione ma la conservazione del posto per un periodo definito. Anche il superamento di tale periodo non comporta l'estinzione automatica del rapporto, il quale può essere risolto solo con una manifestazione di volontà di recesso da parte del datore di lavoro. Bisogna aggiungere inoltre che durante la sospensione del rapporto, il lavoratore di solito percepisce un reddito sotto forma di indennità corrisposta da istituti previdenziali. Questi casi riguardano la malattia del lavoratore, l'infortunio la gravidanza, il puerperio, (in attesa di una disciplina organica della materia le cure idrotermali possono essere configurate come assenza per malattia).
I casi di sospensione del rapporto per motivi attinenti l'organizzazione produttiva possono distinguersi a seconda che producano l'oggettiva impossibilità temporanea della prestazione di lavoro per causa di forza maggiore ovvero mera la difficoltà di ricevere la prestazione lavorativa. L'ipotesi di oggettiva impossibilità sopravvenuta della prestazione si verifica, ad esempio, per interruzione della lavorazione per mancanza di energia elettrica. In tale caso secondo i principi generali, si ha sospensione del rapporto senza l'obbligo per l'imprenditore di versare la retribuzione. Per quanto concerne, invece, la mera difficoltà di ricevere la prestazione di lavoro si menzionano eventi quali situazioni temporanee di mercato, o crisi aziendali, o ristrutturazioni, o riconversioni produttive possono provocare un'eccedenza di mano d'opera. In tali ipotesi, l'imprenditore è tenuto a versare la retribuzione ai lavoratori. Tuttavia l'imprenditore può ricorre in questi casi anche a licenziamenti collettivi ovvero a licenziamenti individuali per giustificato motivo oggettivo legittimi in quanto si tratta di motivi attinenti all'organizzazione produttiva ed al regolare funzionamento di essa. Con funzioni di sostegno all'occupazione e del reddito il legislatore prevede che nei casi indicati in precedenza si possa, in determinate condizioni, ricorre alla CIG (Cassa Integrazione Guadagni ordinaria) per situazioni temporanee di mercato o alla CIGS (straordinaria), per crisi aziendale, per riconversione o ristrutturazione produttiva. Se il provvedimento amministrativo di autorizzazione al ricorso all'integrazione salariale venga concesso, l'imprenditore è esonerato dall'obbligo retributivo.
Il Licenziamento Individuale, Collettivo e messa in Mobilità
L'estinzione del rapporto di lavoro può avvenire per diverse cause individuate ed argomentate nel corso del tempo dalla legislazione. In questa pagina analizzeremo gli aspetti più importanti del licenziamento con una particolare attenzione ai casi più frequenti che un imprenditore nella Gestione del Personale può incontrare. La prima distinzione da puntualizzare è la differenza che intercorre tra il recesso del rapporto di lavoro da parte del datore di lavoro o del recesso da parte del lavoratore: nella prima ipotesi si parla di licenziamento; nella seconda di dimissioni. Quest'ultimo caso è un istituto ispirato al principio dell'assoluta libertà non solo di forma, ma anche di sostanza. La conseguenza è che il lavoratore può presentare le proprie dimissioni anche oralmente, salvo diversa regolamentazione dei contratti collettivi, e senza essere obbligato a dare alcuna giustificazione della sua volontà di recedere il rapporto di lavoro.
Il licenziamento individuale, ad opera dunque del datore di lavoro, può avvenire per diversi motivi, purché rientranti nella disciplina di legge, chiamati Requisiti sostanziali: per giustificato motivo soggettivo; per giusta causa; per giustificato motivo oggettivo. In quest'ultimo caso la giurisprudenza individua sia ipotesi relative alle effettive esigenze oggettive dell'impresa, sia ipotesi dipendenti dal prestatore d'opera come ad esempio una sopravvenuta idoneità fisica per lo svolgimento di mansioni affidategli , per custodia cautelare del dipendente per fatto estraneo agli obblighi contrattuali, o per motivi non imputabili al dipendente come una sopravvenuta impossibilità temporanea della prestazione lavorativa dovuta ad un evento estraneo al rapporto di lavoro.
Si affiancano ai Requisiti Sostanziali anche i Requisiti Formali del licenziamento ai quali il legislatore dedica una particolare attenzione. I requisiti formali riguardano la forma e le procedure di irrogazione del licenziamento che presuppongono una distinzione, di importanza centrale, tra licenziamento per motivi disciplinai e licenziamento per motivi non disciplinari.
Trattamento di Fine Rapporto e Indennità di Anzianità
Il trattamento di fine rapporto è disciplinato dalla legge 29 maggio 1982, n.297, la quale ha modificato il precedente istituto dell'indennità di anzianità. L'indennità di anzianità si riferisce all'anzianità maturata fino al 31 maggio 1982 e consiste in una somma in denaro calcolata solo sull'ultimo anno di retribuzione. Il trattamento di fine rapporto è relativo all'anzianità maturata dopo il 31 maggio 1982 e si configura come una somma di quote di retribuzioni accantonate anno per anno. Il trattamento di fine rapporto si applica a tutti i rapporti di lavoro privato per i quali siano previste forme di indennità di anzianità, di fine lavoro, di buonuscita comunque dominate e da qualsiasi fonte regolate (art.4, 4° comma della legge n. 297 del 1992).
Particolare attenzione richiede il trattamento di fine rapporto quando si verifica una sospensione dal lavoro. In caso di sospensione, quindi, della prestazione di lavoro nel corso dell'anno per una delle cause di cui all'art. 2110 c.c., nonché in caso di sospensione totale o parziale per la quale sia prevista l'integrazione salariale, deve essere computato l'equivalente della retribuzione a cui il lavoratore avrebbe diritto in caso di normale svolgimento del rapporto di lavoro. Quest'ultimo caso si riferisce evidentemente ai casi di malattia, infortunio, puerperio, gravidanza dove bisogna tenere conto della retribuzione che il lavoratore avrebbe effettivamente percepito nell'anno se avesse lavorato. Le quote di retribuzione annuale, poi, determinate secondo criteri di calcolo prestabiliti, vengono accantonate per poi essere erogate alla cessazione del rapporto. Di qui nasce la necessità di mantenere il valore reale di tali somme con un sistema chiamato di indicizzazione (tasso di rivalutazione annua composto da un tasso fisso e da un tasso variabile). Per infine sottolineare che in base alla presenza di specifici requisiti e determinate circostanze il datore di lavoro è dovuto ad anticipare il trattamento di fine rapporto. 
Il Costo del Personale: obbligo retributivo e contributivo
Il Costo del Personale si configura, all'interno di una azienda medio - piccola o piccola, come uno dei costi fissi più onerosi che l'imprenditore deve sostenere. Dato il suo alto costo diventa fondamentale una Gestione del Personale che miri all'utilizzo di tutti gli incentivi fiscali e contributivi che il Governo prima, la Comunità Europea dopo, hanno messo a disposizione di tutti gli imprenditori disposti a creare occupazione.  Il costo base del personale è costituito dalla retribuzione, definita come la prestazione fondamentale cui è tenuto il datore di lavoro nei confronti del lavoratore. La quantità e la qualità della retribuzione è assoggettata a quanto stabilito nei contratti collettivi di diritto comune. La struttura retributiva risulta complessa: vicino ad elementi fondamentali, ve ne sono altri di carattere accessorio e variabile. Tra gli elementi base ci sono: paga-base; scatti di anzianità; contingenza; TFR. Tra gli elementi accessori: superminimi; maggiorazioni; integrazioni; terzo elemento o E.d.R.; tredicesima e quattordicesima; retribuzione per ferie. La determinazione degli elementi che entrano nel concetto di retribuzione sono importanti ai fini del calcolo della contribuzione: ogni settore di attività ha una aliquota che varia il relazione con istituti speciali (CFL, Apprendistato, ecc.) presenti all'interno della specifica impresa. L'orientamento attraverso queste aliquote contributive diventa nella gestione del personale un momento strategico.
Contratti di Categoria, Leggi, Decreti e Circolari
La conoscenza delle numerosi leggi esistenti in materia della gestione del personale è fondamentale per un imprenditore che vuole avere una competenza approfondita del management aziendale. Il Dott. Vitali offre un servizio di consulenza su tutte le leggi, i decreti e le circolari, i contratti di categoria, le tabelle contributive previdenziali e fiscali di ogni settore di appartenenza.
Contratti Speciali: l'Apprendistato
L'apprendistato è uno speciale rapporto di lavoro, in forza del quale l'imprenditore è obbligato a impartire, o a far impartire, all'apprendista assunto l'insegnamento necessario perché possa conseguire la capacità tecnica per diventare lavoratore qualificato. Possono essere assunti come apprendisti i giovani di età non inferiore ai 16 anni e non superiore ai 24. Il limite massimo è elevato a 26 nelle aree del Mezzogiorno e in quelle depresse. La durata del rapporto di apprendistato non può essere inferiore a 18 mesi e non superiore ai 4 anni (si fa comunque sempre riferimento al CCNL). La specialità dell'apprendistato consiste nel fatto che l'imprenditore deve fornire all'apprendista assunto l'insegnamento necessario perché egli possa diventare almeno operaio qualificato. Per ripagare l'imprenditore di questo servizio, tale rapporto è caratterizzato da una minore retribuzione del lavoratore e soprattutto da contributi previdenziali modestissimi (marca di circa £ 5.000 settimanali). Per assumere un apprendista il datore di lavoro deve ottenere l'autorizzazione dalla Direzione del Lavoro territorialmente competente.
Contratti Speciali: Contratto di Formazione e Lavoro
Il Contratto di Formazione e Lavoro intende fornire ai giovani di età compresa fra i 16 e i 32 anni la possibilità di essere assunti con questa tipologia di contratto che abbia la finalità di fornire ai giovani una qualificazione professionale e contemporaneamente un avviamento al lavoro. Questo tipo di contratto, al pari dell'Apprendistato, da luogo ad un rapporto di lavoro speciale. La specialità consiste in parte negli obblighi dell'imprenditore di impartire una formazione professionale al giovane assunto, ma soprattutto suddetta specialità consiste nei vantaggi di natura economica e normativa di cui gode lo stesso imprenditore. Tra i vantaggi più importanti si possono ricordare:
  a) L'esclusione dall'obbligo dei limiti numerici previsti da leggi e contratti per l'applicazione di particolari istituti;  b) La possibilità di licenziamento alla scadenza del termine di durata del contratto;  c) Uno sgravio del 100% dei contributi dovuti per le imprese operanti nei territori del Mezzogiorno, per le imprese artigiane e per tutte le aree ad alto tasso di disoccupazione stabilite con decreto ministeriale (ad esempio Roma è stata dichiarata a forte tasso di disoccupazione sia nel '98 che '99)  d) Godono di uno sgravio del 40% le imprese del settore commerciale e turistico.  Il CFL risulta un istituto tanto complesso nella sua legislazione quanto importante per gli incentivi che offre.
Preventivi di Costo
La gestione di un impresa richiede delle programmazioni definite dalle esigenze operative in un tempo determinato. La programmazione degli investimenti è uno degli aspetti fondamentali che ci permette di redire un bilancio dell'impresa relativo ai profitti conseguibili e i costi da sostenere. La previsione di bilancio diventa quindi lo strumento fondamentale per l'imprenditore che vuole essere sempre consapevole dell'andamento economico dell'impresa e che capisca, principalmente, l'importanza di un intervento tempestivo per la correzione di un procedimento errato nel progresso aziendale. Per quanto detto, assume notevole rilevanza la conoscenza preventiva del costo del personale per un'impresa che decide di investire tempo e risorse nell'ampliamento delle unità lavorative. La consulenza per i preventivi di costo del personale sarà tempestiva e completa di una consulenza sui vari tipi di assunzione che una azienda può ottenere.